投稿前的準備工作除寫投稿信之外，我們還需要對論文本身做進一步的優(yōu)化。當(dāng)然，到了投稿這一步，論文已經(jīng)過多次的修改和打磨，不太可能還需要去對論文的重要部分或重要內(nèi)容進行修改。如果還存在這種情況，說明論文還未達到投稿水平。對于已達到投稿水平的論文來說，此時需要修改的是一些細節(jié)上的問題。美國教授溫迪·勞拉·貝爾徹在其著作《學(xué)術(shù)期刊論文寫作必修課》中主要從圖表及格式兩個方面為我們提供了投稿前的修改方向。

一、修改論文中的圖表

如果論文中包含一些圖表，需要向期刊社提供符合打印質(zhì)量要求的圖表電子版。在最初投稿時，無須提供圖表原件，提供圖表的普通復(fù)印件和掃描件即可。既然最后還是需要提供一個符合格式要求的版本，那么最好確認自己能夠有辦法獲得符合質(zhì)量要求的圖表。

新手作者的常見問題是誤以為網(wǎng)絡(luò)或報紙上的圖片可以直接拿到期刊或者書籍等正式出版物中使用。實際上這樣不行。網(wǎng)絡(luò)圖片的細節(jié)表現(xiàn)力遠遠沒有達到期刊的印刷要求。例如，一張網(wǎng)絡(luò)圖片通常有70～700kb大小，而一張符合打印要求的圖片常有700kb～3M大小。幾乎所有從網(wǎng)站上下載或者從紙上簡單掃描的圖片都不能直接拿來印刷出版。在掃描圖片時，注意掃描分率要設(shè)置得足夠高，一般分辨率至少要達到300dpi。從照片或者書本上掃描的質(zhì)量不高的圖片一般都不會被正式出版物接受。

為了避免在需要的時候可能出現(xiàn)不能拍照、掃描的情況，可以提前做好規(guī)劃以便獲得符合要求的圖片?？梢灶A(yù)先做好相關(guān)存檔，防止由于圖片移動、丟失或者被外借等原因，在需要的時候無法采集到。

二、修改論文格式

有些編輯要求應(yīng)征的論文符合本期刊的格式，有些并不需要。但是就像一位期刊編輯曾說過的：“假如提交的論文符合我們期刊的格式要求，它看起來就像在等著我們?nèi)グl(fā)表似的……”所以確定論文格式正確無誤是沒有任何壞處的。最簡捷的方式就是遵循期刊網(wǎng)站上面的投稿說明，或者查詢期刊的論文格式指導(dǎo)手冊，一本期刊通常有4～5種論文格式。

格式指導(dǎo)手冊詳細說明了學(xué)術(shù)論文的提交要求。每份指導(dǎo)手冊都提供了標(biāo)點符號、拼寫、外文、大寫、縮寫、標(biāo)題、引用、數(shù)字、姓名、術(shù)語、數(shù)學(xué)公式、表格、圖表、標(biāo)注、文中和文末參考文獻樣例的規(guī)范格式。由于全球不同領(lǐng)域的研究者和期刊編輯接受的訓(xùn)練不同，因此在表達方式上也各不相同。格式指導(dǎo)手冊就是用來規(guī)范、統(tǒng)一表達方式的。格式指導(dǎo)手冊能夠使得一份期刊或者一本書上的所有文章保持風(fēng)格一致、內(nèi)容規(guī)范。例如：如果每個人都認為句號應(yīng)該出現(xiàn)在一句話的末尾，那么表示腳注的數(shù)字是應(yīng)該放在句號前還是句號后呢？如何表示引用？答案并沒有正誤之分，但是格式規(guī)范可以提升論文的可讀性，編輯就有必要要求我們的論文和期刊上的其他論文的標(biāo)號位置都保持一致。

通常有以下三種基本論文格式：APA、MLA、芝加哥手冊。

APA格式是美國心理協(xié)會發(fā)布的《美國心理協(xié)會出版手冊》。此手冊不僅應(yīng)用于心理學(xué)，而是所有社會科學(xué)類出版物的標(biāo)準格式。它主要針對期刊而不是書籍。和其他針對新手作者的指導(dǎo)手冊相比，這本手冊提供了更多建議。除格式要求以外，它還說明了如何進行研究設(shè)計和研究匯報，如何規(guī)劃論文結(jié)構(gòu)，如何讓論文表達更清晰，如何堅守學(xué)術(shù)理論，如何避免語言障礙，以及如何將一篇文章修改成一篇期刊論文等。APA出色地闡釋了如何寫出明確而實用的摘要。許多網(wǎng)站都提供APA格式的相關(guān)信息。

MLA是指現(xiàn)代語言協(xié)會發(fā)布的《學(xué)術(shù)出版物指導(dǎo)手冊》，這本指導(dǎo)手冊主要提供了文學(xué)或者語言學(xué)科的出版物規(guī)范。它同時適用于期刊論文和書籍。和APA類似，它更適用于寫作者而不是編輯。除格式要求以外，它還說明了如何選擇期刊或出版社、版權(quán)事宜以及如何針對特定讀者群開展寫作。在很多網(wǎng)站上都能下載如何將論文轉(zhuǎn)成MLA格式的相關(guān)信息。

芝加哥手冊是指芝加哥大學(xué)出版社發(fā)布的《芝加哥出版物指導(dǎo)手冊》。這本指導(dǎo)手冊主要是面向書籍的出版規(guī)范說明。也就是說，芝加哥手冊針對書籍而不是期刊。它針對編輯而不是普通寫作者。和過去比較，它目前提供了更多的寫作建議。不過和其他寫作指導(dǎo)手冊相比，該手冊在格式規(guī)范方面要復(fù)雜得多。它有一整個章節(jié)都是關(guān)于印刷事宜，例如構(gòu)圖和封面等。在很多網(wǎng)站上也能下載如何將文章轉(zhuǎn)換成符合芝加哥格式的相關(guān)信息。

三、小結(jié)

當(dāng)我們的論文達到投稿水平時，在投稿之前建議大家一定要反復(fù)對圖表及格式進行檢查及修改，確保論文格式符合期刊的要求。雖然以上具體規(guī)范要求適合國外期刊的投稿，但對于投國內(nèi)期刊的作者來說，投稿前按照國內(nèi)期刊的要求對圖表及格式進行修改和優(yōu)化也是必需的一個環(huán)節(jié)。

作者：李月月（科研寫作研究所編輯教研二室學(xué)術(shù)編輯）