作為HR，你是否也經(jīng)歷過(guò)這樣的場(chǎng)景：凌晨1點(diǎn)還在改招聘JD——老板突然要求必須招16-24歲、高中以下學(xué)歷的年輕人；早上剛到公司，昨天答應(yīng)面試的候選人不僅沒(méi)來(lái)，還拉黑了你的微信；好不容易招到的新人，干了3天就消失，理由是“晚上加班太晚扛不住”；老板堅(jiān)持只讓用58同城，說(shuō)“其他渠道我試過(guò)沒(méi)用”，可你明明知道本地網(wǎng)站有更多符合要求的候選人……

這些場(chǎng)景幾乎每個(gè)HR都不陌生，尤其是當(dāng)公司有超長(zhǎng)工作時(shí)間、嚴(yán)格年齡限制等特殊要求時(shí)，招聘更像“大海撈針”——要么找不到合適的人，要么好不容易招到的人留不住。但你有沒(méi)有想過(guò)：其實(shí)不是你不夠努力，而是少了一個(gè)能幫你“精準(zhǔn)篩選、高效跟蹤、數(shù)據(jù)說(shuō)話(huà)”的人事系統(tǒng)？

今天，我們就結(jié)合HR最頭疼的“招聘難、留人難”問(wèn)題，聊聊人事系統(tǒng)如何幫你解決80%的工作困擾。

一、精準(zhǔn)篩選：把不符合要求的候選人“擋在門(mén)外”，節(jié)省90%的篩選時(shí)間

你有沒(méi)有算過(guò)每天花在篩選簡(jiǎn)歷上的時(shí)間？比如要招16-24歲、高中以下學(xué)歷、能接受10:00-22:00工作時(shí)間的員工，光是年齡就能排除30%的簡(jiǎn)歷，加上工作時(shí)間再篩掉20%——這些工作其實(shí)不需要手動(dòng)做。

人事系統(tǒng)的“自定義篩選功能”能將公司的特殊要求轉(zhuǎn)化為“硬條件”，自動(dòng)過(guò)濾不符合的候選人。比如針對(duì)年齡限制，可在簡(jiǎn)歷模板中設(shè)置“必須16-24歲之間”，超過(guò)25歲的候選人根本無(wú)法提交簡(jiǎn)歷；針對(duì)工作時(shí)間，強(qiáng)制要求候選人選擇“可接受的時(shí)間范圍”（如10:00-22:00、接受偶爾凌晨加班），不符合的直接被系統(tǒng)攔截；針對(duì)學(xué)歷要求，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別簡(jiǎn)歷中的學(xué)歷信息，高中及以上學(xué)歷的候選人不會(huì)進(jìn)入候選池。

某餐飲公司招夜班服務(wù)員時(shí)，要求18-22歲、能接受20:00-6:00工作時(shí)間，用了人事系統(tǒng)后，HR每天收到的簡(jiǎn)歷從150份減少到30份，其中80%都符合要求——因?yàn)橄到y(tǒng)已自動(dòng)過(guò)濾掉年齡不符、不能接受夜班的候選人。

這一功能的關(guān)鍵價(jià)值在于，讓你從“篩選簡(jiǎn)歷的機(jī)器”變成“挑選優(yōu)質(zhì)候選人的專(zhuān)家”，把時(shí)間花在更重要的事情上——比如和候選人深入溝通，了解他們的真實(shí)需求。

二、候選人跟蹤：再也不用追著候選人問(wèn)“明天來(lái)面試嗎？”

篩選出符合要求的候選人后，你有沒(méi)有過(guò)這樣的崩潰瞬間：加了候選人微信聊得好好的，他說(shuō)“明天一定來(lái)面試”，結(jié)果第二天不僅沒(méi)到，還把你刪了；候選人答應(yīng)入職，你提前準(zhǔn)備好了工位、合同，結(jié)果他“消失”了，連個(gè)消息都沒(méi)有；想跟進(jìn)候選人的情況，卻發(fā)現(xiàn)自己記不清上次聊了什么，什么時(shí)候要再聯(lián)系。

這些問(wèn)題本質(zhì)上是“候選人跟蹤效率低”，而人事系統(tǒng)的“候選人管理模塊”能將這些工作“自動(dòng)化”。

系統(tǒng)可以設(shè)置“觸發(fā)式提醒”：面試前1天，自動(dòng)給候選人發(fā)短信/微信，內(nèi)容包含“面試時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人、需要帶的資料”；面試前2小時(shí)，再發(fā)一條“溫馨提示”，防止候選人忘記；入職前1天，發(fā)送“入職須知”（比如 dress code、報(bào)到流程），讓候選人有準(zhǔn)備。某電商公司用了這個(gè)功能后，面試到場(chǎng)率從60%提升到了85%——因?yàn)楹芏嗪蜻x人不是故意不來(lái)，而是“忘了”，系統(tǒng)的提醒幫他們記住了。

同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)保存你和候選人的每一次溝通記錄：上次聊了什么（比如“候選人說(shuō)能接受晚班，但希望每周有1天休息”）、什么時(shí)候要跟進(jìn)（比如“下周三要給候選人發(fā)offer”）、候選人的需求是什么（比如“想找薪資高、能學(xué)東西的工作”）。這樣，即使你隔了一周再聯(lián)系候選人，也能快速回憶起之前的對(duì)話(huà)，不會(huì)問(wèn)“你之前說(shuō)的工作時(shí)間能接受嗎？”這種尷尬的問(wèn)題。

此外，系統(tǒng)可以把候選人分為“待溝通”“待面試”“待入職”“已拒絕”等狀態(tài)，你可以隨時(shí)查看每個(gè)狀態(tài)下的候選人數(shù)量，不會(huì)漏掉任何一個(gè)潛在的入職者。比如“待面試”列表里有10個(gè)候選人，你可以按面試時(shí)間排序，優(yōu)先跟進(jìn)即將面試的；“待入職”列表里的候選人，系統(tǒng)會(huì)提醒你“距離入職還有3天，需要確認(rèn)他的入職材料是否齊全”。

三、數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)招聘：用數(shù)據(jù)說(shuō)服老板，打開(kāi)更多招聘渠道

你有沒(méi)有遇到過(guò)這樣的老板：他說(shuō)“其他渠道我試過(guò)，沒(méi)用”，所以只讓你用58同城；他相信自己的“經(jīng)驗(yàn)”，不相信你的“建議”，比如你說(shuō)“本地網(wǎng)站有更多符合要求的年輕人”，他卻搖頭說(shuō)“我之前用本地網(wǎng)站招過(guò)，不行”。

其實(shí)，老板不是“固執(zhí)”，而是“沒(méi)看到數(shù)據(jù)”。而人事系統(tǒng)的“招聘數(shù)據(jù)報(bào)表”，能幫你用“事實(shí)”說(shuō)服他。

系統(tǒng)可以統(tǒng)計(jì)每個(gè)招聘渠道的“投入產(chǎn)出比”：58同城花了1萬(wàn)元，收到500份簡(jiǎn)歷，入職10人，入職率2%；本地網(wǎng)站花了5000元，收到300份簡(jiǎn)歷，入職15人，入職率5%；人才市場(chǎng)花了2000元，收到100份簡(jiǎn)歷，入職8人，入職率8%。當(dāng)你把這些數(shù)據(jù)拿給老板看時(shí)，他會(huì)清楚地看到：本地網(wǎng)站和人才市場(chǎng)的入職率更高，成本更低。這時(shí)，他可能會(huì)改變“只讓用58同城”的決定。某KTV公司就是如此，老板一開(kāi)始只讓用58同城，結(jié)果招了3個(gè)月都沒(méi)招到足夠的服務(wù)員。HR用系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)了渠道效果，發(fā)現(xiàn)本地網(wǎng)站的候選人中，16-24歲的占比是80%，而58同城只有60%，而且本地網(wǎng)站的入職率是5%，比58同城高2個(gè)百分點(diǎn)。老板看到數(shù)據(jù)后，立刻同意開(kāi)通本地網(wǎng)站的招聘渠道，結(jié)果1個(gè)月就招到了20個(gè)符合要求的新人。

此外，系統(tǒng)還能分析“入職員工”的共同特征：他們來(lái)自哪個(gè)渠道（比如“80%的入職者來(lái)自本地網(wǎng)站”）、他們的年齡、學(xué)歷是什么（比如“18-22歲、初中畢業(yè)的員工留存率最高”）、他們的需求是什么（比如“70%的員工選擇這家公司，是因?yàn)?薪資高’）。這些數(shù)據(jù)能幫你優(yōu)化招聘策略：既然“本地網(wǎng)站”的候選人質(zhì)量高，就多在這個(gè)渠道投錢(qián)；既然“薪資高”是候選人最看重的，就把“月薪1萬(wàn)以上”寫(xiě)進(jìn)JD的最前面；既然“18-22歲”的員工留存率高，就把招聘重點(diǎn)放在這個(gè)年齡段。

四、員工留存：從“招到人”到“留住人”，系統(tǒng)幫你解決核心問(wèn)題

招聘難，留人更難。你有沒(méi)有遇到過(guò)這樣的情況：新人干了3天就走，理由是“晚上加班太晚，扛不住”；老員工離職，帶了2個(gè)新人一起走；員工說(shuō)“工資雖然高，但每天加班到凌晨，看不到希望”。

這些問(wèn)題，其實(shí)可以通過(guò)人事系統(tǒng)的“員工管理模塊”解決。

系統(tǒng)可以設(shè)置“新人入職30天內(nèi)的跟進(jìn)計(jì)劃”：入職第1天，發(fā)送“歡迎郵件”，包含“團(tuán)隊(duì)介紹、工作流程、導(dǎo)師聯(lián)系方式”；入職第7天，發(fā)送“滿(mǎn)意度調(diào)查”，問(wèn)“你對(duì)目前的工作時(shí)間滿(mǎn)意嗎？”“你有什么需要幫助的？”；入職第15天，讓導(dǎo)師和新人做一次“一對(duì)一溝通”，了解他的適應(yīng)情況；入職第30天，HR和新人聊一次，問(wèn)“你對(duì)公司的印象怎么樣？”“有沒(méi)有想調(diào)整的地方？”。某互聯(lián)網(wǎng)公司用了這個(gè)功能后，新人試用期離職率從40%降到了20%——因?yàn)樾氯烁惺艿搅斯镜闹匾?，愿意再?jiān)持一下。

同時(shí)，系統(tǒng)可以統(tǒng)計(jì)員工的離職原因：為什么新人干了3天就走（比如“工作時(shí)間太長(zhǎng)”）、為什么老員工離職（比如“沒(méi)有晉升空間”）、員工最看重的是什么（比如“薪資、工作時(shí)間、發(fā)展空間”）。這些數(shù)據(jù)能幫你找到“留不住人”的核心問(wèn)題，然后針對(duì)性解決：如果“工作時(shí)間太長(zhǎng)”是主要原因，可以和老板商量“每周給員工放1天假”；如果“沒(méi)有晉升空間”是主要原因，可以設(shè)置“晉升通道”（比如“從普通員工到組長(zhǎng)，需要3個(gè)月”）；如果“薪資”是主要原因，可以把“月薪1萬(wàn)以上”的案例展示給員工（比如“張三干了1年，現(xiàn)在月薪2萬(wàn)”）。

此外，系統(tǒng)可以設(shè)置“離職審批流程”：?jiǎn)T工要離職，必須提前1個(gè)月提交申請(qǐng)；申請(qǐng)需要經(jīng)過(guò)“部門(mén)負(fù)責(zé)人審批”“HR審批”“工作交接”三個(gè)環(huán)節(jié)；工作交接必須完成（比如“交接了客戶(hù)資料、工作文檔”），才能辦理離職手續(xù)。這樣，員工不會(huì)“說(shuō)走就走”，因?yàn)樗麄冎馈安唤唤泳湍貌坏焦べY”。某餐飲公司用了這個(gè)功能后，員工離職率從30%降到了15%——因?yàn)楹芏鄦T工不想失去“未發(fā)放的工資”，會(huì)認(rèn)真完成交接。

結(jié)語(yǔ)：人事系統(tǒng)不是“工具”，而是HR的“左膀右臂”

很多HR覺(jué)得，人事系統(tǒng)只是“幫著做表格、記數(shù)據(jù)”的工具，但其實(shí)不是。好的人事系統(tǒng)，是能幫你解決核心問(wèn)題的“伙伴”：它幫你篩選掉不符合要求的候選人，節(jié)省時(shí)間；它幫你跟蹤候選人，提高面試到場(chǎng)率和入職率；它幫你用數(shù)據(jù)說(shuō)服老板，打開(kāi)更多招聘渠道；它幫你留住員工，減少離職率。

就像你提到的，你們公司的優(yōu)勢(shì)是“工資高”，但很多年輕人看不到。其實(shí)，人事系統(tǒng)可以幫你把“薪資高”的優(yōu)勢(shì)展示給候選人：在JD里插入“在職員工薪資案例”（比如“李四，20歲，干了1年，月薪1.5萬(wàn)”）；在面試時(shí)，用系統(tǒng)展示“本崗位平均薪資”（比如“這個(gè)崗位的員工，干滿(mǎn)6個(gè)月，月薪能達(dá)到1萬(wàn)以上”）；在新人入職時(shí)，用系統(tǒng)發(fā)送“薪資增長(zhǎng)計(jì)劃”（比如“干滿(mǎn)1年，薪資上漲20%；干滿(mǎn)2年，上漲30%”）。

這些，都是人事系統(tǒng)能幫你做到的。招聘難、留人難，不是你的問(wèn)題，而是你沒(méi)有用對(duì)工具。用對(duì)人事系統(tǒng)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，原來(lái)HR工作可以這么輕松。

最后，想對(duì)所有HR說(shuō)：你不是一個(gè)人在戰(zhàn)斗，好的工具會(huì)幫你解決80%的困擾。剩下的20%，才是你真正需要專(zhuān)注的“核心工作”——比如和候選人深入溝通，了解他們的需求；比如和老板商量，優(yōu)化公司的招聘政策；比如幫員工規(guī)劃職業(yè)發(fā)展，讓他們看到希望。

愿每個(gè)HR都能找到屬于自己的“人事系統(tǒng)”，不再被招聘和留人問(wèn)題困擾。