為什么項(xiàng)目經(jīng)理不能太忙？第一性原理，管理者必須掌握的底層邏輯

過河卒沖 2024-11-23 發(fā)布于北京

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你是否留意到這樣一種現(xiàn)象：

在項(xiàng)目管理領(lǐng)域，那些成果顯著、順利交付的項(xiàng)目，其項(xiàng)目經(jīng)理看起來并非忙碌不堪。

相反，一些進(jìn)度滯后、問題頻發(fā)的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理往往忙得焦頭爛額，深陷于各種瑣碎事務(wù)之中，一會(huì)兒處理技術(shù)難題，一會(huì)兒協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)沖突，甚至還要親自跟進(jìn)一些基礎(chǔ)的執(zhí)行工作。

為何會(huì)出現(xiàn)這種差異呢？有伙伴開玩笑說，一沒“錢”，二沒“人”，三沒“權(quán)”，更甚者項(xiàng)目還沒有“時(shí)間”。

但，往往關(guān)鍵就在于一些項(xiàng)目經(jīng)理未能依據(jù)第一性原理開展工作。

一

項(xiàng)目管理的本質(zhì)與第一性原理

所謂第一性原理，源于亞里士多德的理念，即深入剖析問題，直至觸及最根本的真理與事實(shí)，精準(zhǔn)定位問題核心，進(jìn)而基于此構(gòu)建全新的解決方案。

那么項(xiàng)目管理的第一性原理是什么呢？

這需要我們先思考為何項(xiàng)目需要項(xiàng)目經(jīng)理。

在一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，無論是項(xiàng)目管理、組織級(jí)項(xiàng)目管理、項(xiàng)目集管理還是項(xiàng)目組合管理，都涉及眾多人員與復(fù)雜的任務(wù)流程。

例如在一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目中，開發(fā)人員專注于編寫代碼、測(cè)試人員忙于檢測(cè)漏洞、設(shè)計(jì)師精心打造界面，然而，如果缺乏有效的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，就可能出現(xiàn)開發(fā)進(jìn)度與測(cè)試計(jì)劃脫節(jié)、設(shè)計(jì)風(fēng)格與項(xiàng)目需求不符等問題。

各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間安排、資源需求難以匹配，大量時(shí)間耗費(fèi)在溝通不暢與工作協(xié)調(diào)上，導(dǎo)致項(xiàng)目效率低下。

此時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)運(yùn)而生。

其職責(zé)在于通過科學(xué)的規(guī)劃、合理的組織、高效的協(xié)調(diào)以及有效的團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)等手段，提升項(xiàng)目整體效率。

項(xiàng)目經(jīng)理的核心使命是整合各方資源，確保項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成，而并非獨(dú)自承擔(dān)所有工作。

項(xiàng)目管理的本質(zhì)是借助團(tuán)隊(duì)協(xié)作實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，并在項(xiàng)目推進(jìn)過程中提升團(tuán)隊(duì)成員的能力與素養(yǎng)。

那些未能洞悉第一性原理的項(xiàng)目經(jīng)理，往往陷入具體事務(wù)的泥沼，既未深入思考項(xiàng)目戰(zhàn)略與關(guān)鍵路徑，也未著力培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員的自主性與專業(yè)能力，看似忙忙碌碌，實(shí)則成效甚微。

這樣下去，不僅自身疲憊不堪，項(xiàng)目目標(biāo)也難以順利實(shí)現(xiàn)，甚至可能導(dǎo)致項(xiàng)目失敗，成本超支、市場(chǎng)機(jī)會(huì)喪失等。

而沒有洞察第一性原理的管理者，他既沒有深度思考業(yè)務(wù)，也沒有培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)，而是一頭扎在具體的事情上，看似做了很多事情，但價(jià)值卻很低，最后人都要累死了，卻依然完不成團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。

昨天的因會(huì)造成今天的果，原來他可能是某一方面的技術(shù)或者業(yè)務(wù)大拿，但，一旦走向項(xiàng)目管理崗位，就是通過團(tuán)隊(duì)成員的協(xié)作來拿結(jié)果，就不能停留在純純的執(zhí)行層面忙忙碌碌，事無巨細(xì)，失去方向和重心，更不能用戰(zhàn)術(shù)上的勤奮來掩蓋戰(zhàn)略上的懶惰。

要把時(shí)間用在對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成的關(guān)鍵路徑，問題和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)上，當(dāng)真正把項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)好，流程機(jī)制建立好，通向目標(biāo)的路徑理順，你就不需要那么忙忙碌碌，到處救火了。

“為之于未有，治之于未亂。” 在事情尚未發(fā)生之時(shí)就提前有所作為，在局面尚未混亂之際就進(jìn)行治理。

二

項(xiàng)目經(jīng)理避免 “太忙” 的策略

（一）精準(zhǔn)定位角色

“將治大者不治細(xì)，成大功者不成小?！?/span>

將要治理大事的人不會(huì)去處理瑣碎的事情，想要成就大功業(yè)的人不會(huì)去關(guān)注小的事務(wù)。

在管理事務(wù)中要分清主次，專注于核心事務(wù)，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理而言，就是要把精力放在對(duì)項(xiàng)目成功起關(guān)鍵作用的事務(wù)上，而不是陷入日常的瑣碎工作中。

許多項(xiàng)目經(jīng)理雖身處其位，卻不能清晰認(rèn)知自身角色定位，常常在細(xì)枝末節(jié)上耗費(fèi)過多精力，而忽略了項(xiàng)目管理中最為關(guān)鍵的任務(wù)。

在項(xiàng)目管理體系中，項(xiàng)目經(jīng)理承擔(dān)著獨(dú)特的職責(zé)。

無論是組織級(jí)項(xiàng)目管理中的宏觀把控、項(xiàng)目集管理中的多項(xiàng)目協(xié)同，還是項(xiàng)目組合管理中的資源優(yōu)化配置，項(xiàng)目經(jīng)理都不應(yīng)越俎代庖，去處理本應(yīng)由團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)工作，而是要聚焦于項(xiàng)目戰(zhàn)略規(guī)劃、項(xiàng)目計(jì)劃制定、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控、團(tuán)隊(duì)建設(shè)以及外部利益相關(guān)者溝通協(xié)調(diào)等核心事務(wù)。

項(xiàng)目經(jīng)理的精力投放方向決定了項(xiàng)目的走向與成果。

只有確保精力投入與項(xiàng)目最終目標(biāo)高度契合，才堪稱合格的項(xiàng)目經(jīng)理。

因此，務(wù)必明確自身定位，精準(zhǔn)鎖定關(guān)鍵任務(wù)，充分彰顯工作價(jià)值。切不可本末倒置，因小失大。

（二）明確界定管理職權(quán)

在找準(zhǔn)自身定位后，項(xiàng)目經(jīng)理需依據(jù)項(xiàng)目特性與組織要求，精心開展項(xiàng)目組織設(shè)計(jì)，清晰界定管理職權(quán)。

職能職權(quán)：明確劃分哪些工作任務(wù)歸屬于項(xiàng)目經(jīng)理直接管轄，哪些應(yīng)由團(tuán)隊(duì)成員自行負(fù)責(zé)，并將每一項(xiàng)責(zé)任精準(zhǔn)落實(shí)到具體個(gè)人，確保事事有人管，人人有專責(zé)。
參謀職權(quán)：確定在項(xiàng)目決策過程中，哪些事項(xiàng)需要高層領(lǐng)導(dǎo)決策，哪些需要團(tuán)隊(duì)成員共同參與研討、提供專業(yè)建議，哪些外部專家或內(nèi)部顧問可提供有價(jià)值的參謀意見，從而避免在無效的討論與會(huì)議中浪費(fèi)寶貴時(shí)間。
直線職權(quán)：清晰界定項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)哪些團(tuán)隊(duì)成員擁有直接指揮權(quán)，哪些成員需要定期向其匯報(bào)工作進(jìn)展與成果，構(gòu)建起高效流暢的指揮匯報(bào)體系。

通過明確職權(quán)范圍，使每位項(xiàng)目成員都能清楚知曉自身職責(zé)與權(quán)限，各司其職，協(xié)同有序，有效避免項(xiàng)目經(jīng)理陷入事務(wù)性工作的漩渦，保障其能夠?qū)Ｗ⒂诤诵墓芾砺毮堋?/span>

（三）合理大膽授權(quán)

在清晰界定職權(quán)之后，項(xiàng)目經(jīng)理需學(xué)會(huì)合理授權(quán)。授權(quán)意味著將適宜由他人完成的工作放心交付給團(tuán)隊(duì)成員。

在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，部分項(xiàng)目經(jīng)理因缺乏信任或擔(dān)憂失控，不敢大膽授權(quán)，即便授權(quán)也有所保留，這無疑是對(duì)團(tuán)隊(duì)成員能力的低估與資源的浪費(fèi)。實(shí)際上，在團(tuán)隊(duì)成員專業(yè)擅長(zhǎng)的領(lǐng)域，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)果斷下放權(quán)力，給予他們充分的自主權(quán)，使其能夠在職責(zé)范圍內(nèi)靈活調(diào)配資源，充分施展才華，高效完成任務(wù)，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值與項(xiàng)目目標(biāo)的雙贏。

同時(shí)，在授權(quán)過程中，要與團(tuán)隊(duì)成員達(dá)成清晰共識(shí)：被授權(quán)的工作由其全權(quán)負(fù)責(zé)，包括工作質(zhì)量、進(jìn)度與成果交付等方面。

（四）妥善分配利益

在項(xiàng)目管理中，遵循 “責(zé)權(quán)利” 對(duì)等原則至關(guān)重要。

當(dāng)賦予團(tuán)隊(duì)成員某項(xiàng)責(zé)任時(shí)（同樣也適用于老板在安排項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)），必須同步提供相應(yīng)的資源支持，并確保其能夠獲得對(duì)等的利益回報(bào)。

許多時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理難以有效激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員，原因在于僅從自身視角出發(fā)考慮問題，而忽視了成員的利益訴求。

雖然經(jīng)常調(diào)侃說，無權(quán)又無錢，但是項(xiàng)目經(jīng)理是一個(gè)項(xiàng)目的主心骨和最關(guān)鍵的負(fù)責(zé)人，你不去爭(zhēng)取誰(shuí)來爭(zhēng)??？

事實(shí)上，團(tuán)隊(duì)成員始終從自身利益出發(fā)思考與行動(dòng)，他們只會(huì)為了自身的目標(biāo)而努力拼搏。

因此，項(xiàng)目經(jīng)理務(wù)必明確利益分配機(jī)制，充分考慮團(tuán)隊(duì)成員的需求與期望。

當(dāng)成員出色完成任務(wù)時(shí)，無論是物質(zhì)層面的獎(jiǎng)金、福利，還是精神層面的表彰、晉升機(jī)會(huì)等，都應(yīng)及時(shí)給予爭(zhēng)取，激發(fā)他們的主人翁意識(shí)與工作積極性，使其全力以赴為項(xiàng)目成功貢獻(xiàn)力量。

總結(jié)一下，做項(xiàng)目管理，需深刻理解第一性原理，從本質(zhì)出發(fā)思考與行動(dòng)，去繁就簡(jiǎn)，由現(xiàn)象直達(dá)本質(zhì)的思維方式。

管理的核心在于通過團(tuán)隊(duì)協(xié)作達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)，并在過程中培育團(tuán)隊(duì)。

為避免陷入過度忙碌卻低效的困境，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)精準(zhǔn)定位角色、明確界定職權(quán)、合理大膽授權(quán)并妥善分配利益，從而引領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)高效前行，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的成功交付與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。

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來自：過河卒沖 > 《項(xiàng)目管理》

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